• Home
  • umum
  • Untuk Memudahkan Pelanggan Atau Konsumen, Diperlukan Transaksi Invoice

Untuk Memudahkan Pelanggan Atau Konsumen, Diperlukan Transaksi Invoice

Invoice atau faktur adalah dokumen yang diberikan kepada pembeli oleh penjual untuk menagih pembayaran. Ini termasuk biaya produk yang dibeli atau layanan yang diberikan kepada pembeli. Pada umumnya orang lebih mengenalnya dengan BON. Mungkin anda juga pernah menerima bon faktur ketika anda membeli sesuatu.

Bon tersebut berisi total harga dari barang anda beli. Faktur ini nantinya akan berfungsi sebagai bukti transaksi dari penjualan. Nah untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai invoice ini, langsung saja simak ulasan berikut.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Faktur menentukan apa yang harus dibayarkan pembeli kepada penjual sesuai dengan ketentuan pembayaran penjual. Ketentuan pembayaran menunjukkan jumlah waktu maksimum yang harus dibayar pembeli untuk barang dan/atau jasa yang telah mereka beli dari penjual.

Faktur menunjukkan bahwa pembeli berutang uang kepada penjual. Oleh karena itu, dari sudut pandang penjual, faktur penjualan barang dan / atau layanan ini disebut faktur penjualan. Dari sudut pandang pembeli, faktur untuk harga barang dan / atau layanan yang diberikan disebut faktur pembelian. Invoice adalah surat penagihaan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan seusai dengan kesepakatan yang tertera pada purchase order (PO).

Invoice berisi rincian barang atau jasa dengan harga sesuai PO dan keterangan yang telah tertulis tersebut tidak boleh diubah meskipun harga yang telah disesuaikan telah mengalami kenaikan dari pemasok. Faktur menunjukkan apa yang harus dibayar oleh pembeli sesuai dengan ketentuan pembayaran penjual. Ketentuan pembayaran biasanya menentukan jangka waktu pembeli harus mengirim pembayaran kepada penjual untuk barang dan / atau jasa yang telah mereka beli.

Faktur memberikan akun terperinci tentang produk atau layanan dan sekumpulan informasi lain yang sedikit berbeda tergantung pada persyaratan di tempat faktur diterbitkan dan jenis produk atau layanan yang dijual. Pada umumnya, ketika hal tersebut terjadi mengenai kesepakatan harga pada suatu barang diantara pihak konsumen maupun penjual, maka akan dibuat sebuah faktur yang akan berfungsi sebagai tanda bukti.

Pada umumnya invoice/ faktur dibuat dalam tiga rangkap, dimana satu lembar copy untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar copy untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar copy untuk laporan bagian keuangan. Lembar invoice tersebut merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.

Apa yang termasuk dalam faktur?

Faktur mencakup beberapa elemen-elemen yaitu sebagai berikut :

  • Kata ‘Faktur’ ditandai dengan jelas di bagian atas dokumen
  • Nomor atau referensi unik
  • Nama, alamat dan detail kontak individu atau perusahaan yang mengeluarkan faktur
  • Nama dan alamat orang atau organisasi yang ditagih
  • Deskripsi produk atau layanan apa yang tercakup dalam faktur
  • Tanggal persediaan barang atau jasa
  • Tanggal dikeluarkannya faktur
  • Jumlah uang yang terutang, merinci jumlah PPN, jika berlaku, atau diskon yang telah disepakati sebelumnya, ditambah total keseluruhan karena
  • Batas waktu pembayaran

Fungsi Faktur

Perusahaan perlu mengirimkan faktur untuk meminta pembayaran. Faktur adalah perjanjian yang mengikat secara hukum untuk menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga dan kondisi pembayaran yang dikutip. Namun, ada manfaat lain menggunakan faktur yaitu sebagai berikut.

  • Menyimpan catatan

Manfaat terpenting dari faktur adalah harus  menyimpan catatan resmi penjualan. Hal ini memungkinkan untuk mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya dan siapa yang menjualnya. Ini merupakan bukti dari pembayaran dari barang yang telah dibeli oleh di pembeli.

  • Melindungi Penjual dengan Payung Hukum

Pada dasarnya, kegiatan transaksi dinyatakan berhasil ketika pembeli sudah melunasi tagihan terhadap produk yang diinginkannya. Namun, ada perbedaan yang terjadi ketika melakukan transaksi secara online, dimana pembeli dapat membayar tagihan jika proses pengiriman barang sudah dilakukan atau disebut dengan COD (Cash on Delivery).

Nah, jika pembeli menolak melakukan pembayaran ketika barang sudah sampai, maka Anda sebagai penjual dapat menuntuk balik pembeli dengan faktur yang sudah Anda siapkan sejak pembeli membuat perjanjian untuk memesan barang tersebut.

  • Pelacakan pembayaran

Faktur adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi. Ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah utang mereka.

  • Fungsi pengendalian akuntansi

Fungsi pengendalian akuntansi ini tertera pada jumlah total yang tertera pada faktur, dimana jumlah total jatuh tempo ini dapat diakui menjadi hutang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual.

Total jatuh tempo yang tercatat pada faktur ini dapat dimasukan dalam laporan keuangan, dalam akun hutang dagang dan piutang dagang, utamanya ketika transaksi dilakukan secara kredit. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

  • Pengarsipan pajak mudah

Mencatat dan memelihara semua faktur penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa itu membayar jumlah pajak yang tepat.

  • Analisis bisnis

Menganalisis faktur dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak dan banyak lagi. Ini membantu mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

Jenis Invoice

Ada berbagai industri di suatu negara. Beberapa contohnya adalah pertanian, pertambangan, utilitas, manufaktur, pengangkutan, pergudangan, pendidikan, real estat, ritel, keuangan, perawatan kesehatan dll. Pembelian dan penjualan penting untuk semua industri ini karena setiap industri bergantung pada satu sama lain untuk kemajuannya.

Akibatnya, ribuan transaksi bisnis dilakukan setiap hari dan semua transaksi memerlukan catatan. Faktur adalah nama yang diberikan untuk catatan penting transaksi ini. Semua industri ini memiliki persyaratan berbeda dalam hal penagihan. Faktur untuk industri konstruksi tidak harus sama dengan faktur yang disiapkan untuk transaksi ritel apa pun.

Ini karena faktur tergantung pada apakah fakturnya untuk layanan yang diberikan berdasarkan waktu, jam atau setiap hari atau jika dibuat produk yang dibeli atau dijual. Atas dasar tuntutan yang berbeda dari berbagai industri dan juga untuk berbagai produk dan layanan, faktur dapat terdiri dari beberapa jenis:

1. Faktur Standar

Ini biasanya digunakan untuk orang awam agar lebih dimengerti. Ini adalah format dasar untuk faktur dan dapat digunakan dalam format yang sama dan digunakan untuk berbagai transaksi bisnis. Jenis faktur ini terdiri dari semua informasi dasar yang harus disertakan dalam faktur apa pun seperti nomor faktur unik, nama penjual, nama perusahaan, alamat, detail kontak, nama pembeli, alamat, barang yang dibeli, total biaya dll.

Format faktur ini digunakan oleh banyak industri seperti industri ritel, industri pertanian, industri perdagangan grosir, dll. Faktur seperti ini hampir setiap hari ditemui.

2. Komersial

Tidak seperti faktur harian yang sering didapat dari department store terdekat ke toko buku. Faktur komersial adalah faktur khusus yang dirancang untuk dokumentasi perdagangan luar negeri seperti pengiriman suku cadang mesin dari satu negara ke negara lain. Ini digunakan untuk deklarasi pabean ketika produk melintasi perbatasan internasional.

Ini termasuk nama dan alamat penjual (pengirim) dan pembeli (penerima), barang yang dijual, biaya barang dan jumlah pajak yang harus dibayar. Muncul dengan atribut khusus tertentu seperti nomor identifikasi operator, negara asal, kode yang diselaraskan untuk setiap item, pernyataan bahwa faktur asli dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas transaksi. Mungkin juga berisi beberapa catatan dan komentar khusus.

3. Hasil

Faktur jenis ini biasanya digunakan pada karya yang merentang dalam jangka waktu lama. Ini paling umum digunakan dalam industri konstruksi karena ini adalah satu industri yang tidak hanya membutuhkan banyak waktu untuk setiap proyek tetapi juga sangat mahal.

Kontraktor mengirimkan faktur atau tagihan kemajuan dari waktu ke waktu yang menunjukkan kemajuan pekerjaan dan mengutip jumlah yang harus dibayarkan kepada mereka karena mereka harus membayar karyawan yang bekerja untuk mereka dan juga menutupi biaya yang dikeluarkan selama pekerjaan konstruksi saat ini.

4. Daftar

Ini adalah jenis faktur khusus yang disukai oleh para profesional yang layanannya dievaluasi berdasarkan waktu saat layanan tersebut diberikan. Faktur semacam itu biasanya disediakan oleh konsultan, psikoterapis, pengacara, guru uang sekolah dan sebagian besar oleh semua profesional yang layanannya lebih intelektual daripada teknis.

Namun seringkali pekerjaandilakukan berdasarkan waktu. Faktur semacam itu biasanya menyebutkan ‘waktu’ menggantikan ‘produk’. Ketika barang apa pun disewa seperti mobil, derek, peralatan memasak besar, tenda, kostum atau apa pun, faktur absen juga disiapkan untuk semua transaksi seperti itu.

5. Faktur Utilitas

Anda mungkin hampir tidak pernah memikirkan tagihan listrik atau tagihan untuk telepon, kabel, penggunaan internet, gas sebagai jenis faktur tertentu, tetapi memang demikianlah adanya. Ini menunjukkan jumlah yang harus dibayarkan pada penggunaan listrik atau berapa banyak Anda berutang kepada penyedia koneksi internet Anda untuk memanfaatkan layanan mereka.

Utilitas yang ditagih berbeda dari faktur lain karena menyebutkan tanggal jatuh tempo, jumlah denda yang harus dibayar setelah tanggal jatuh tempo, periode penagihan (yang biasanya diperpanjang lebih dari sebulan) dan pesan lainnya. Sebagian besar tagihan utilitas juga termasuk jumlah yang dibayarkan atau jatuh tempo sebelumnya.

6. Faktur Berulang

Faktur seperti itu biasanya berlaku untuk industri penyewaan. Ini adalah faktur yang memiliki tingkat bunga tetap dan dikirimkan pada akhir setiap bulan. Ini dapat mencakup sewa rumah serta penyewaan alat-alat seperti sewa traktor atau barang-barang semacam itu yang hanya dibutuhkan seseorang untuk waktu tertentu dalam setahun.

7. Faktur pro-forma

Faktur pro-forma dapat dengan mudah disebut sebagai faktur yang memberikan gambaran kasar kepada pembeli tentang biaya produk dan layanan. Jenis faktur ini pada dasarnya disebut sebagai estimasi atau penawaran. Faktur pro-forma kadang-kadang digunakan sebagai pernyataan penjual yang menyatakan komitmennya untuk mengirimkan barang atau jasa tertentu dengan harga perkiraan.

Ini juga bisa merupakan pembayaran dimuka terhadap perkiraan jumlah proyek. Karena itu bukan faktur yang sebenarnya, itu tidak dicatat sebagai piutang atau hutang dagang.

8. Memo debit

Terkadang ketika sebuah organisasi mengeluarkan tagihan besar dan gagal membayar seluruh jumlah tepat waktu memo debit dihasilkan oleh organisasi. Dalam fungsinya, memo debit sama dengan faktur. Ini menunjukkan saldo dan biaya keterlambatan jika ada.

9. Faktur Tertunda

Jumlah saldo atau pembayaran yang tertunda adalah bagian dari faktur yang tertunda. Dalam hal tagihan tertunda, jumlah terutang yaitu jumlah yang tidak dibayarkan selama pembayaran terakhir disajikan dalam faktur tertunda.

Misalnya, jika klien menerima faktur $ 1.000 dan dia melakukan pembayaran parsial $ 600 maka faktur untuk jumlah saldo $ 400 akan dikirimkan kepadanya waktu berikutnya sebagai faktur tertunda dan sekali lagi jika dia melakukan pembayaran sebagian $ $ 200 maka dia akan menerima faktur yang tertunda dari jumlah sisa $ 200, waktu berikutnya. Prosedur berlanjut sampai klien melakukan pembayaran penuh.

10. Tagihan berbasis nilai

Jenis penagihan ini sepenuhnya didasarkan pada layanan yang diberikan kepada klien dan nilai layanan tersebut. Tagihan berbasis nilai pada dasarnya adalah tagihan berbasis kinerja. Jumlah faktur tergantung pada jumlah pekerjaan yang dikirim ke klien daripada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Faktur berbasis nilai pada dasarnya didasarkan pada klien karena sebagian besar tergantung pada kebutuhan, persyaratan dan harapan klien. Jumlah biaya ditentukan sebelum pekerjaan dilakukan. Profesional kreatif tidak dapat menemukan jenis penagihan ini berharga karena sulit untuk memutuskan sebelumnya nilai sebenarnya dari karya kreatif mereka.

11. Tagihan tawaran tetap

Jenis penagihan ini paling cocok untuk proyek-proyek dengan persyaratan yang jelas. Ketika persyaratan ditentukan dengan jelas, maka mudah untuk menentukan biaya proyek. Usaha kecil atau layanan lepas dapat diuntungkan dengan penagihan tawaran tetap.

Klien dapat mengutip harga tetap untuk proyek baik sebelumnya atau setelah penyelesaian proyek. Meskipun jenis penagihan ini tidak bisa banyak menguntungkan untuk perusahaan kecil tetapi jika mereka beruntung mendapatkan kontrak dengan perusahaan besar maka pasti mereka mengisi kantong mereka.

12. Tagihan berbasis waktu

Beberapa profesi dapat memakan waktu 1 jam untuk layanan tertentu dan beberapa bahkan mungkin memakan waktu 3 hingga 4 hari untuk pekerjaan apa pun. Tapi apakah adil, jika kedua layanan dibayar sama? Jawabannya jelas tidak; dalam kasus seperti itu, penagihan berdasarkan waktu adalah pilihan terbaik. Jika Anda dapat menghitung tarif per jam yang tepat maka Anda bisa mendapatkan uang untuk setiap menit.

Tidak berarti terlalu rendah, ini adalah aturan emas penagihan berbasis waktu; karenanya dengan penagihan berbasis waktu Anda dapat dikenakan nilai aktual proyek. Untuk pekerjaan kreatif di mana Anda tidak yakin tentang waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek, penagihan berbasis waktu adalah gaya penagihan terbaik.

Invoice sangatlah penting untuk melakukan pencatatan atas barang atau jasa yang telah dibeli dan digunakan. Padahal banyak dari pembeli, bahkan penjual, yang membuang invoice karena dianggap tidak begitu penting. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit. Nah, itulah penjelasan mengenai invoice. Semoga ulasan di atas dapat menambah wawasan anda.

(Visited 26 times, 1 visits today)

Lorna Huang